採点ソフトはテストに使用した答案用紙をスキャニングして処理することで、多数の業務を抱える先生の負担を軽減してくれます。従来の方法では答案用紙を1枚ずつめくりながら順次採点していく方式が主流でした。この方式は同じ設問であってもそれぞれの答案用紙ごとに処理しなければいけないため、作業負担が大きく採点に時間がかかるなどの難点があります。また、すべての採点が終了した後は得点の集計が必須となり、集計を間違えた場合には点検が必要になるでしょう。
採点ソフトは異なる答案用紙から同じ設問を切り取り、採点しやすいように画面上に並べることができます。これにより同一問題はまとめて処理することが可能となっており、先生の業務負担を大幅に軽減することができるようになりました。採点ソフトは得点の集計も自動で行えるため、単純な計算ミスなどを防げるのも利点です。昨今リリースされたソフトの場合、専用の解答用紙やペンなどは不要なものがほとんどです。
生徒はいつも通りにテストに取り組みだけなので、環境の変化で負担をかけることもないでしょう。以前の採点ソフトには専用の解答用紙やペンを必要とするものもありましたが、近年リリースされたものはこの点についても改善されています。さらに高い機能を採点ソフトでは、真っ直ぐにスキャニングできなかった答案用紙を自動で補正することも可能です。スキャニングにかかる時間も短縮できるようになり、利便性がますますアップしています。